Professionele e-mailhandtekeningen voor uw hele bedrijf
Elke dag vertrekken er e-mails vanuit uw bedrijf naar klanten, leveranciers en prospecten.
Dan wilt u dat elke mail er correct, herkenbaar en professioneel uitziet. Niet alleen vanuit Outlook op de computer, maar ook wanneer iemand mailt via smartphone, tablet of webmail.
Met CodeTwo Email Signatures 365, beheerd door Behind Bytes, zorgen we ervoor dat uw e-mailhandtekeningen centraal geregeld worden binnen Microsoft 365. Zonder technisch gedoe voor u of uw medewerkers.
Geen verschillende handtekeningen meer
In veel bedrijven sluipen er na verloop van tijd kleine verschillen in e-mailhandtekeningen.
- De ene medewerker gebruikt nog een oud logo.
- De andere heeft een verkeerd telefoonnummer.
- Iemand anders mailt vanaf de smartphone met “Verstuurd vanaf mijn iPhone”.
- En een tijdelijke banner blijft soms maanden te lang onderaan mails hangen.
Dat lijkt klein, maar elke mail draagt bij aan de uitstraling van uw bedrijf.
Eén centrale oplossing voor alle handtekeningen
Met centraal handtekeningenbeheer hoeft niemand nog zelf handtekeningen te kopiëren, plakken of aanpassen in Outlook.
Wij richten alles voor u in. Daarna wordt de juiste handtekening automatisch toegevoegd aan elke uitgaande mail.
Ook wanneer die mail verstuurd wordt via:
- Outlook op pc of Mac
- smartphone
- tablet
- webmail
- Microsoft 365
Zo blijft uw communicatie overal professioneel en consequent.
Wat levert dit concreet op?
Altijd dezelfde professionele uitstraling.
Elke medewerker gebruikt een handtekening in dezelfde huisstijl.
Geen “Sent from my iPhone” meer.
Ook mobiele mails krijgen automatisch de juiste zakelijke handtekening.
Minder fouten en minder gedoe.
Nieuwe medewerker, ander gsm nummer of nieuwe functie? Wij passen het centraal aan.
Uw handtekening wordt een marketingtool.
Voeg eenvoudig een banner, promotie, vacature, opendeurdag of afspraaklink toe.
Tijdelijke acties stoppen automatisch.
Een opendeurdag of eindejaarsactie kan bij iedereen verschijnen en nadien ook automatisch verdwijnen.
Automatische antwoorden centraal geregeld.
Afwezigheden, collectief verlof of vaste sluitingsdagen kunnen centraal ingesteld en ingepland worden.
Maak meer van elke gewone e-mail
Uw e-mails vertrekken sowieso al. Dan kan u ze evengoed laten meewerken aan uw zichtbaarheid.
Een e-mailhandtekening kan meer zijn dan naam, telefoonnummer en logo. Denk aan:
- een link om een afspraak te boeken
- een tijdelijke actie
- een opendeurdag
- een vacature
- een nieuwe dienst
- een link naar social media
- een banner naar een belangrijke pagina op uw website
Zo wordt elke mail een klein maar krachtig communicatiekanaal.
Out-of-office centraal beheren
Afwezigheidsberichten worden vaak door elke medewerker apart ingesteld. Daardoor zijn ze niet altijd volledig, correct of consequent.
Met CodeTwo kunnen automatische antwoorden centraal beheerd worden.
Handig bij:
- vakantieperiodes
- collectieve sluiting
- tijdelijke afwezigheid
- ziekte
- vaste sluitingsdagen
- gewijzigde openingsuren
Is uw bedrijf bijvoorbeeld elke dinsdag gesloten? Dan kan zo’n melding automatisch elke dinsdag actief staan, zonder dat iemand daar wekelijks aan moet denken.
U hoeft zelf niets technisch te doen
U hoeft hiervoor zelf niets technisch te doen. Behind Bytes zorgt voor de opzet, configuratie en begeleiding. Wij bekijken samen hoe uw handtekening eruit moet zien, welke gegevens erin komen en welke regels nodig zijn voor uw medewerkers, afdelingen of functies. Daarna loopt alles automatisch.
Waarom kiezen voor Behind Bytes?
Bij Behind Bytes krijgt u niet alleen de software, maar ook iemand die het correct voor u instelt en opvolgt.
Wij zorgen voor:
- een professionele handtekening in uw huisstijl
- correcte koppeling met Microsoft 365
- centrale instellingen per medewerker of afdeling
- banners en campagnes waar nodig
- automatische antwoorden en out-of-office berichten
- ondersteuning wanneer u later iets wil aanpassen
We leggen het uit in mensentaal en zorgen dat het werkt.
Zo eenvoudig werkt het:
1. We bekijken uw huidige handtekening.
2. We maken een professionele versie in uw huisstijl.
3. Wij zetten alles centraal klaar in Microsoft 365.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Ja. Deze oplossing is bedoeld voor bedrijven die Microsoft 365 gebruiken.
Ja. Dat is net één van de grote voordelen. Ook mails vanaf smartphone of tablet krijgen automatisch de correcte professionele handtekening.
Nee. De handtekeningen worden centraal beheerd. Medewerkers hoeven zelf niets te kopiëren of aan te passen in Outlook.
Ja. U kan bijvoorbeeld een opendeurdag, promotie, vacature of afspraaklink toevoegen. Die kan ook automatisch stoppen na een bepaalde periode.
Ja. Ook out-of-office berichten en automatische antwoorden kunnen centraal ingesteld en ingepland worden.
Ja. Handtekeningen kunnen aangepast worden per medewerker, afdeling of functie.
De prijs hangt af van het aantal mailboxen en de gewenste opzet. We bekijken graag samen welke oplossing het best past bij uw bedrijf.
“Uw e-mails vertrekken sowieso. Laat ze dan meteen meewerken aan uw uitstraling.”